일반적인 제안서의 형식은 여러분이 흔히 보아왔던 대학교 논문과 비슷한 형태로 보인다.
그것은 제안서를 보여주고자 하는 발주자의 입장에서 생각해 보았을 때, 좀더 구체적으로 이해가 갈 것이다.
두꺼운 몇 권의 제안서를 지속적으로 읽고 검토해 보아야 할 그들의 입장에서는 제안서를 읽고 있는 중간에도 어느 업체의 제안서인지 확인해 보아야 하고 , 지금 읽고 있는 부분이 전체 제안서 중 어느 부분이며, 다른 업체와는 어떻게 다른지 수시로 확인을 해야 한다.
즉 다시 말하면, 제안서의 형식은 해당 제안들을 검토하는 사람의 입장에서 확인할만하고, 체크해야 될 부분이 한 페이지에 모두 나타나는, 독자 중심의 편집 레이아웃이라고 생각하면 될 것이다.
이러한 형식은 우리의 주위에서 많이 볼 수 있다.
그 예가 앞서 제시한 학과 문문의 형태이며, 아주 일반적인 형식에 지나지 않는다. 또, 이런 형식이 지극히 단순하다고 생각된다면 자신이 생각하고 있는 부분을 특화시켜 형식을 만들 수도 있다.
단 RFP에 특별한 형식이 기재되어있지 않다면 말이다.
그러나, 무엇보다 가장 중요한 것은 이런 형식보다는 본문이라고 할 수 있다.
본문이 얼마나 심도있게 제작이 되었고, 읽는 이로 하여금 해당 업체의 기술력을 쉽게 이해 시키느냐 하는 부분에 심혈을 기울여야 할 것이다.
그러기 위해 업체의 대부분이 사용하는 방법이 해당 주제를 대략적인 문장으로 나타내고, 그 바로 아래에 그 부분에 대해서 적절히 도식화 해내는 것이다.
국내의 현실인지 아니면 우리들이 갖고있는 선입견인지는 잘 모르겠지만, 제안서라고 한다면 일단응 부피가 커야 한다는 고정관념이 존재하게 된다.
그런 문제와 도식화로 제시했을 때 생기는 이해도를 고려했을 때, 위와 같은 방법은 부피와 이해를 함께 만족 시켜주는 가장 좋은 방법이기도 하다.
필자의 경험으로 보았을 때, 제안서의 분량이 많으면 많을수록 그 내용을 이해하기 힘들고 충실하지 못한 편이다.
실제로, 많은 이야기를 줄여서 몇 십 페이지의 제안서를 만드는 것이 훨씬 어려우며, 그 안에 정확한 요구사항이 들어가는 것이 몇배 더 힘들다는 것이다.
그것은 우리가 알고 있는 개념을 문서화 시켜내는 작업이 그만큼 힘들기 때문이다.
그렇다면 이러한 문서화 작업은 왜 필요한가?
그것은 기록의 보존이라는 측면과 Know-How의 전수라는 측면에서 중요성을 가지고 있다.
어떤 체계라는 것이 일정한 틀을 가지고 끊임없이 발전하여온 것이 지금 우리가 공교육 내에서 받고 있는 문학이나, 철학, 혹은 자연과학의 형태로 나타난 것이란 점은 여러분이 잘 알고 있을 것이다.
이 문서화 작업은 교육의 일환으로 보는 것이 좀더 합당할 것이라고 생각한다.
